Welke visjes zwemmen er?

“We hebben eigenlijk nooit ruzie.”

Dat vertelde de manager van een office team bij een verzekeringsbedrijf toen zij mij belde. Op papier leek het een prettig team. Vier ervaren office managers die al jarenlang samenwerkten. Ze ondersteunden de salesafdeling, regelden vergaderzalen, lunches, trainingen, interne bijeenkomsten en beheerden gezamenlijk de algemene mailbox. Betrokken mensen, hardwerkend, loyaal en niet bepaald conflictzoekers. Sterker nog, ze deden er alles aan om conflicten te vermijden. Toch voelde de manager dat er iets niet klopte. De sfeer was gespannen. Er werd geklaagd en geroddeld, maar nooit tegen elkaar. Totdat het tussen twee collega’s flink escaleerde. Kort daarna meldde één van hen zich ziek. Dat was het moment waarop ik als teamcoach werd gevraagd.

Het probleem dat niemand benoemt
Tijdens het eerste gesprek met het team viel me op dat iedereen vriendelijk en beleefd was. Maar ik hoorde ook, onder die vriendelijkheid, onuitgesproken irritaties, teleurstellingen en frustraties. Niet groot genoeg om ruzie over te maken, maar ook niet klein genoeg om te verdwijnen. Een paar voorbeelden:

• Ik heb alweer de mailbox opgeruimd.
• Team overleggen beginnen altijd te laat, want sommigen komen nooit op tijd.
• Ik krijg altijd de moeilijke verzoeken van sales.
• Sommige mensen melden zich wel heel makkelijk ziek.

Ze werden niet naar elkaar uitgesproken. Wel met collega’s van andere afdelingen. Dus geen openlijke ruzies maar wel veel kleine irritaties.

De groep als ijsberg
Ik maak vaak gebruik van de metafoor van de ijsberg. Van een ijsberg zie je maar een klein deel. Ongeveer tien procent steekt boven water uit. Dat is wat zichtbaar is. De afspraken, de vergaderingen, de processen. Maar onder water bevindt zich een veel groter gedeelte. Daar zitten de gedachten die niet worden uitgesproken. De irritaties, de aannames, de bondjes, de teleurstellingen. En soms ook de angst om iets bespreekbaar te maken. Hoe groter dat verborgen deel wordt, hoe groter de kans dat een team ergens tegenaan botst. Net als een schip tegen een ijsberg.

Van visje naar haai
In het gesprek met het team kwamen we op een andere metafoor. Die van de visjes. Ik vroeg: Welke visjes zwemmen er eigenlijk rond in dit team? Ik kreeg verbaasde blikken. Een visje ontstaat op het moment dat je denkt: “Ach, laat maar.” Een kleine irritatie, een beetje onvrede, een opmerking die je dwarszit. Niet belangrijk genoeg om iets van te zeggen. Dus je slikt hem in. Maar het visje blijft zwemmen. En iedere keer dat er iets soortgelijks gebeurt, krijgt het een beetje extra voedsel. Het groeit, langzaam en onzichtbaar. Tot het geen visje meer is, maar een haai. Dat gaf inzicht.

Toen de haaien zichtbaar werden
In een volgende teamsessie begonnen we voorzichtig de visjes op te vissen. Niet om schuldigen aan te wijzen, niet om elkaar aan te vallen, maar om nieuwsgierig te worden. Toen bleek dat veel ergernissen waren gebaseerd op aannames. Ze hadden verhalen gemaakt over elkaars gedrag. zonder ooit te vragen wat er werkelijk speelde. Eén collega werd bijvoorbeeld gezien als iemand die zich regelmatig aan werk onttrok. Totdat zij vertelde dat ze al maanden mantelzorger was voor haar zieke moeder. Een ander werd als dominant ervaren. Terwijl zij juist dacht dat ze behulpzaam was door dingen snel op te pakken. Door te luisteren ontstond begrip. Niet meteen overeenstemming, de irritaties waren niet meteen weg, maar dat begrip maakte wel een wereld van verschil.

Storingen hebben voorrang
Wat ik vaak zie in teams, is dat mensen denken dat harmonie betekent dat je conflicten vermijdt. Maar echte samenwerking ontstaat niet doordat je alles inslikt. Echte samenwerking ontstaat doordat je verschillen bespreekbaar maakt. Op een respectvolle manier. Daarom gebruik ik vaak de uitspraak: ‘Storingen hebben voorrang.’ Niet omdat iedere irritatie een groot probleem is. Maar omdat kleine storingen, kleine visjes, veel makkelijker te vangen zijn dan grote haaien. Wanneer je wacht, groeit het probleem meestal. Wanneer je het bespreekt, ontstaat er vaak ruimte. Voor uitleg. Voor begrip. Voor een oplossing.

Welke visjes zwemmen er?
Na enkele sessies zag ik groei. Niet omdat alle irritaties verdwenen waren. Die ontstaan in ieder team. Maar omdat de teamleden ze sneller gingen benoemen. Met meer humor, meer openheid en minder spanning. De vraag: “Welke visjes zwemmen er?” werd zelfs onderdeel van hun teamoverleg. Het was voor hun een luchtige manier om iets bespreekbaar te maken voordat het uitgroeide tot iets groters.

De grootste misvatting over samenwerking
Dit verhaal wilde ik graag vertellen omdat het laat zien dat een goed team niet een team zonder conflicten is. Sterker nog, dat harmonie soms het grootste probleem in een team wordt. Een goed team is dus geen team zonder visjes. Ze zien de visjes op tijd. Voordat ze haaien worden. Want botsingen, irritaties en verschillen horen bij samenwerken. De vraag is niet óf ze ontstaan. De vraag is: Durven we ze bespreekbaar te maken?

*Namen, herkenbare details en omstandigheden zijn aangepast om de privacy van mijn coachees te waarborgen.